Centralize seus documentos, controle versões e treine a IA do ExpertaSYS com a sua informação documentada para encontrar qualquer conteúdo em poucos segundos.
A gestão de documentos e da informação documentada é um dos pilares de qualquer Sistema de Gestão da Qualidade. Manuais, procedimentos, instruções de trabalho, formulários, registros e requisitos legais precisam estar controlados, atualizados e facilmente acessíveis.
No ExpertaSYS, o módulo de Gestão de Documentos foi pensado para atender integralmente a ISO 9001 e, ao mesmo tempo, aproveitar o potencial da Inteligência Artificial. Isso significa que, além de organizar versões, aprovações e históricos, você pode treinar a IA com os documentos publicados e utilizá-los como base de conhecimento em buscas inteligentes.
Em vez de perder tempo procurando um PDF na rede ou pedindo a última versão por e-mail, sua equipe passa a ter um repositório digital único, com controle de acesso por perfil e uma barra de busca inteligente que entende contexto, títulos, conteúdo e até os termos usados no dia a dia.
Localize qualquer documento em segundos, digitando termos, palavras-chave ou até uma dúvida em linguagem natural.
A IA é treinada com o conteúdo dos documentos publicados e ajuda a encontrar rapidamente o que é relevante, inclusive sugerindo trechos, campos ou seções específicas.
Controle de versões, revisões, aprovadores e histórico em um único lugar.
Do rascunho à publicação, cada etapa é registrada. Você sabe quem aprovou, quando revisou e qual versão está vigente (informação fundamental em auditorias e análises de eficácia).
Acesso por perfil, área e unidade, garantindo que cada colaborador veja apenas o que precisa.
Documentos críticos são protegidos, enquanto instruções operacionais ficam disponíveis para o time de linha de frente, evitando o uso de versões antigas ou não aprovadas.
Operadores de produção ou atendimento digitam uma dúvida e a IA, treinada com os POPs e instruções de trabalho, orienta qual documento seguir, reduzindo erros e aumentando a padronização.
Durante auditorias, a equipe encontra em segundos o procedimento, registro ou requisito legal solicitado pelo auditor, mostrando também quem aprovou e quando foi revisado.
Ao treinar a IA com manuais, políticas e procedimentos, o ExpertaSYS ajuda na capacitação de novos colaboradores, respondendo dúvidas a partir da documentação oficial e reforçando o uso do conteúdo acompanhado.
Não obrigatoriamente. Você pode começar pelos documentos mais críticos (procedimentos, instruções, formulários em uso) e ir evoluindo. Quanto mais documentos forem cadastrados e publicados, maior será o ganho de organização e o potencial de uso da IA.
A IA trabalha principalmente com o conteúdo dos documentos em formato digital, como PDF e textos. Ao treinar a IA no ExpertaSYS, o sistema processa o conteúdo para utilizá-lo como base de conhecimento na busca inteligente, sempre respeitando os controles de acesso.
A busca inteligente permite pesquisar por palavras-chave, códigos, títulos ou até por perguntas em linguagem natural. A IA utiliza o conteúdo dos documentos treinados para indicar o que é mais relevante, facilitando encontrar o documento certo ou o trecho mais importante.
Quando você publica uma nova versão, o ExpertaSYS permite re-treinar a IA com o conteúdo atualizado, substituindo a análise anterior. Assim, a base de conhecimento permanece alinhada com a versão vigente do documento.
Sim. O módulo de Gestão de Documentos do ExpertaSYS possui controle de acesso por perfil, área, unidade e tipo de documento. Isso permite restringir documentos confidenciais e, ao mesmo tempo, deixar instruções operacionais amplamente disponíveis para quem precisa executar a atividade.
Sim. O módulo foi desenhado para atender aos requisitos de informação documentada das normas ISO, incluindo criação, atualização, disponibilidade, proteção, controle de alterações e retenção de registros. A IA entra como um reforço à eficácia do sistema, sem comprometer a conformidade.
Agende uma demonstração e veja como a Gestão de Documentos do ExpertaSYS, integrada à Inteligência Artificial, pode organizar sua informação documentada, facilitar auditorias e apoiar o dia a dia da operação.